Manejo y edicion de documentos

MANEJO DE DOCUMENTOS

Usted probablemente  ha escuchado "oficina sin papel"´idea que has sido posible gracias a la adopción masiva de las computadoras en los negocios de todos los tamaños en todas las industrias. Aunque no muchas  empresas pueden decir orgullosamente que no manejan "papel", las computadoras han reducido significativamente el uso del papel bajando sus costos y aminorando el impacto en los recursos naturales. 

Con el crecimiento del almacenamiento de documentos viene con un nuevo reto, ¿que pasa si se necesita compartir los archivos almacenados en una computadora con un equipo de trabajo completo en donde cada uno de los integrantes tiene su propia computadora, ? o ¿quizás con diferentes departamentos u oficinas remotas? El utilizar el correo electrónico no siempre es práctico en especial cuando se manejan archivos muy grandes, y otros métodos como FTP (Protocolo de transferencia de archivos) puede ser muy complicado y con poca capacidad de administración.

La solución es el Sistema de Administración de Documentos.

El sistema de administración de documentos (Document  Management) actua como un centro de colaboración que almacena sus archivos, le permite llevar un seguimiento de sus revisiones, autores y más. Gracias a que es un sistema basado en web sus empleados ó equipo de trabajo pueden accesarlo desde cualquier lugar qe tenga conexión a internet. El acceso al sistema y a los archivos pueden ser controlados por usuarios y claves individuales. 

Esto permite al sistema de administración de documentos ser utilizado por diferenets equipos o departamentos , permitiendoles accesar unicamente a los que se les tiene autorizdo hacerlo. es una solución flexible que permite colaboración mas eficiente y simplifica necesidades complejas de cubrir.

Document Management System (DMS) 2.0

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A continuación tenemos algunas de las principales caracteríticas del sistema de Administración de Documentos: 

• Comparte toda clase de archivos basados en web
• Completamente modificable para cubrir con sus necesesidades  
• Permite darle  seguimiento a revisiones, autor, clasificacióna y comentarios
• Lod usuarios unicamente pueden accesar los archivos que tienen asignados
• Capacidad de reporte  de seguridad y monitor de rendimiento.

Introducción

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índoles.
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.
En el siguiente trabajo analizaremos algunos de esos documentos y sus características…
                                             

Documentos de uso común en la vida civil y mercantil

Las diversas actividades que el hombre realiza en el quehacer cotidiano, tanto en sus diligencias personales, sociales, laborales, como profesionales, bien sea en el campo civil, comercial, etc., requieren y originan una gran variedad de documentos que dan prueba de sus acciones efectuadas.
Estos documentos abarcan una serie bastante grande en cuanto a su origen, propósito y carácter legal.
Un documento es una relación o prueba escrita que ilustra acerca de algún hecho. A los efectos jurídicos, sirven para dejar constancia de declaraciones de voluntad y medios de prueba de las mismas, y, en ciertos casos, como requisito esencial exigido por la solemnidad de algún acto.
Los documentos se dividen en públicos y privados.
Públicos: son los autorizados por el notario o funcionario público competente, acreditando los hechos, las manifestaciones de voluntad a que se refieren y sus fechas.
Los más comunes:

• Del registro de estado civil: partida de nacimiento, partida de matrimonio, partida de defunción.
• De identificación personal: cedula de identidad, licencia de conducir, pasaporte, etc.
• De acreditación: títulos académicos, certificados de estudios, diplomas, etc.
• De propiedad personal: titulo de propiedad de la vivienda, titulo de propiedad del vehiculo, etc.

Privados: los realizados únicamente con intervención de las partes interesadas, o con testigos, pero sin mediar ni notario ni funcionario competente.
Los más comunes:

• De gestión y diligencias personales: constancias: de trabajo, de estudio, de asistencia a citas medicas; autorizaciones.
• De origen mercantil:
• Negociables: cheques, letras de cambio, pagare.
• No negociables: orden de compra, cotización, factura, vale, recibo, documentos bancarios.

Documentos privados: de gestión y diligencias personales

Las constancias se entienden como un documento escrito mediante el cual se deja asentado, de manera expresa y fehaciente, la opción y efecto de un hecho.
Partes de una constancia:

• Membrete: generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la parte más alta del documento, usualmente en el ángulo superior izquierdo.
• Titulo del documento: se refiere expresamente a la palabra constancia, la cual se escribirá en letra mayúsculas y debidamente centrada a unos 5 espacios del membrete.
• Texto: es el escrito de datos importantes, que narran la acción o efecto de un hecho realizado por la persona ejecutora.
• Lugar y fecha: en esta parte se escribe nombre de la localidad donde se expide la constancia y a continuación la fecha escrita en letras.
• La firma: comprende el nombre con apellido y cargo que ocupa la persona que suscribe el documento.
• El sello: impresión que se estampa en el documento para darle autenticidad y carácter institucional.

Las autorizaciones son documentos escritos mediante el cual una persona otorga a otros derechos, permisos o facultades para que realice acciones precisas a nombre del otorgante.
Partes de una autorización:

• Titulo del documento: se refiere a la palabra autorización, la cual se escribirá en letras mayúsculas y debidamente centradas a unos 12 espacios del borde superior de la hoja de papel.
• Texto: es el escrito que narra la naturaleza y alcance del derecho, permiso o facultad que el otorgante confiere a una segunda persona, para que esta actúe en nombre de la primera.
• Lugar y fecha: se escribe el nombre de la localidad donde se expide la autorización y a continuación la fecha en letras.
• La firma: comprende el nombre y apellido de la persona que suscribe la autorización.

                                                                    

Documentos privados: de origen mercantil

Los documentos privados de origen mercantil son aquellos escritos que ilustran acerca de algún hecho o acción de carácter comercial. Estos documentos se clasifican en negociables y no negociables.

• 1. Negociables: son aquellos títulos o pruebas escritas que sirven para confirmar un derecho de crédito, esos documentos mercantilistas sustituyen el dinero en efectivo; por lo tanto, son negociables; entre ellos se encuentran los cheques, las letras de cambios, los pagares.

• Letras de cambio: es un documento o titulo de crédito, a la orden y con formalidad legal, que lleva en si la obligación incondicional de una persona, para pagar o hacer pagar una suma de dinero en la fecha y lugar conveniente.
• Cheque: es una orden de pago escrita y redactada en formulario especial, por medio de la cual el dueño de una cuenta corriente bancaria exija al banco la entrega de una suma de dinero a favor de si mismo o de un tercero, y con cargo a dicha cuenta corriente.
• Tipos de cheques: nominativo, a la orden y al contador.
• Pagare: es otro documento de crédito que contiene la promesa incondicional que una persona llamada "suscriptor", hace a otra denominada "tenedor", de pagar a su orden una suma de dinero acordada, en lugar y fecha determinados.

Diferencia pagare con la letra de cambio y cheque

• a) El pagare es una promesa de pago, mientras que la letra de cambio y el cheque son ordenes de pago.
• b) En el pagare intervienen 2 personas; en la letra de cambio y cheque intervienen ordinariamente 3 personas (librado, librador y beneficiario).
• c) el pagare no puede extenderse al contador, mientras que el cheque si, pero esta practica no se recomienda por razones de seguridad.
• 2. No negociables: Son aquellos dados para dar fe o constancia de haberse realizado una operación comercial.

                                        

• Orden de pago: es un formulario preparado por el agente responsable del almacén, quien solicita ante el departamento de compras la adquisición de determinados artículos.
• Cotización: es la lista de determinados productos o servicios que ofrecen los proveedores a sus clientes o futuros compradores.
• Factura: es un formulario, para relacionar una cuenta detallada, que el vendedor entrega al comprador, con la especificación de las mercancías negociadas o servicios prestados. La factura puede ser sustituida por comprobantes de maquinas registradas emitidas por vendedores o sujetos no contribuyentes al impuesto si el contribuyente posee maquinas autorizadas por el SENIAT con Memoria Fiscal.
• El vale: es un documento de uso interno en una oficina o empresa, es una constancia escrita que representa un valor convertible en dinero. El vale se emite cuando por ejemplo se entrega a un empleado una cantidad de dinero determinada, ya sea para comprar algún material o articulo que no haya en existencia, o desea que se le proporcione un adelanto sobre su sueldo.
• Recibo: es un documento mediante el cual el acreedor reconoce expresamente haber recibo del deudor dinero u otra cosa, a efecto del pago o cumplimiento de la obligación.
• Documentos bancarios:
• Planilla de deposito en cuenta corriente: es un formulario empleado para describir la composición de un deposito de dinero hecho a favor de una determinada cuenta corriente de un banco.
• Planilla de deposito en cuenta de ahorro: es un formulario empleado para describir la composición de un deposito de dinero hecho a favor de una determinada cuenta de ahorro, en un banco o entidad de ahorro y préstamo.
• Planilla de retito de cuenta de ahorro: es un formulario empleado por el cuenta ahorrista para solicitar al banco o entidad de ahorro y préstamo el retiro de una determinada cantidad de dinero, la cual será cargada a su cuenta.
• Recibo de pago: es un formulario empleado por el tarjetahabiente para cancelar en el banco la cuota mensual de sus consumos con la tarjeta de crédito.
• Estado de cuenta bancario: es una relación que los bancos envían a cada uno de sus clientes cuentacorrentistas al final de cada mes, en el cual se dan detalles de todos los abonos y cargos efectuados a la respectiva cuenta durante el mes, con indicación de los saldos inicial y final, y después de cada operación.

Conclusión

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.
Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.
Los documentos mercantiles son documentos de crédito de mucha importancia para realizar las transacciones legales en cualquier país. Esas transacciones suelen tener su base legal en el Código de Comercio Vigente, en donde se estipula todo lo referente a las mismas.
Tanto la letra de cambio, como el pagaré y el cheque son documentos de crédito son mucha importancia ya que los mismos conforman una garantía de recuperación del valor de la prestación de un servicio o de la venta de algún bien, ya sea mueble o inmueble; puesto que mediante su emisión, el tomador puede recurrir a fuentes legales establecidas para hacer efectivo su pago.