martes, 18 de octubre de 2011

El universo de la informacion

¿Cuánta información hay en el mundo?

No sabemos si las épocas tienen espíritu o son pura materialidad. Pero, si la actual lo tiene, no es desatinado tratar de invocarlo a través de la enumeración de cierto número impresionante y sugerente de datos estadísticos. Porque, si algo caracteriza al espíritu de esta época es, justamente, la cantidad creciente de información circulante. El desafío de esta sección es, por lo tanto, dar una selección de datos que funcione como marco para definir la relación entre la producción simbólica y el mundo material actual. 
                      
                                 
¿Será posible?

Según un informe de la consultora internacional IDC y el fabricante de sistemas de almacenamiento EMC, en el 2007, la cantidad de información creada estuvo a punto de sobrepasar, por primera vez, la capacidad física de almacenamiento disponible. El estudio recuerda que, en 2006, la cantidad de información digitalizada fue
3 millones de veces mayor que la de todos los libros escritos. En 2006, la cantidad de información digital creada, capturada y replicada fue de 1,288 x 1018 bits, esto es 161 exabytes o 161 billones de gigabytes. Esto es más de lo generado en los 5000 años anteriores.

Para ilustrar mejor esta cifra, digamos que el material volcado en Internet equivale aproximadamente
12 pilas de libros, cada una extendiéndose a 93 millones de millas desde la Tierra al Sol. Y no sólo eso: hacia 2010, el universo digital alcanzará los 988 exabytes anuales. Se estima que la



¿Qué son los bits & bytes?
Bit (b) 1 ó 0
Byte (B) 8 bits
Kilobyte (KB) 1000 bytes
Megabyte (MB) 1000 KB
Gigabyte (GB) 1000 MB
Terabyte (TB) 1000, GB
Petabyte (PB) 1000 TB
Exabyte (EB) 1000 PB
Zettabyte (ZB) 1000 EB

información contenida en una semana del New York Times contiene más información que la que una persona probablemente adquiriría a lo largo de toda su vida en el siglo XVIII.

Por otra parte, según la versión más actual del documento [hacer link a http://www.emc.com/digital_universe], el “universo digital” alcanzó un tamaño de 281.000 millones de gigabytes. Esto equivale a casi 45 gigabytes de información digital por cada persona de la Tierra. Se entiende por universo digital toda la información producida cada año, se almacene o no, utilizando el sistema binario, y que abarca llamadas telefónicas, grabaciones de cámaras de vigilancia o de música, como Internet y documentos escritos registrados en computadoras. El informe calcula que el volumen de datos se multiplicará por diez en cinco años.


¿De qué tipo es la información que se va generando? Por ejemplo, según el mismo informe de IDC, correo electrónico. En efecto, parece que
se envían mundialmente 60 mil millones de e-mails por día y, en 2006, la cantidad de direcciones de correo electrónico activas en todo el globo superó las 1600 millones de cuentas. Los mensajes de texto que hacemos vía celular no tendrán individualmente mucha información, pero suman lo suyo, ya que la cantidad de mensajes de textos enviados y recibidos cada día excede la población del planeta.
                                 
Un hecho inquietante: de los datos digitales que se generan sobre cada persona, un tercio lo produce ella directamente y los otros dos escapan a su control. Es la llamada “sombra digital”: la información sobre una persona, almacenada en archivos financieros, listas de correo, historiales de navegación web o en imágenes obtenidas por las cámaras de seguridad.


Pero lo que, sin duda, sí pesa mucho en bytes son los videos. Y, según datos publicados por
YouTube, este portal suma 65.000 filmaciones nuevas por día. Más aún, de acuerdo con un informe recientemente presentado por el fabricante de routers Cisco Systems, basado en estimaciones propias y proyecciones de una decena de analistas de la industria, el video sobre IP provocará un crecimiento anual compuesto del 21% en el tráfico IP empresarial a través de redes de área amplia entre 2006 y 2011. Y si sumamos esto al tráfico de consumo -que superará en 2008 al tráfico IP empresarial-, se ve que el tráfico IP global se duplicará cada dos años hasta 2011.

Eso sí, son muchos más los usuarios que miran material en YouTube, que aquellos que los suben. Según la consultora
Hitwise, sólo un 0.2% de las visitas a este portal cargan un video.

Obviamente, todo el tiempo se están generando más páginas web, lo cual contribuye a sumar más información circulante. De acuerdo con
datos de la consultora inglesa Netcraft, en 2007 el número de páginas web creció un 48%. 50 millones de sitios Web se sumaron durante 2007 a los que ya existían a finales de 2006 (las cifras exactas registradas en diciembre del año pasado y el anterior fueron 155.230.051 contra 105.244.649). En diciembre de 2007 la cifra superó los 155 millones de sitios Web, mientras que en diciembre del año anterior alcanzaba los 105 millones. En total, los blogs son los que más crecieron en el último tiempo: los tres mayores proveedores de este tipo de sitios Web -MySpace, Live Spaces y Blogger- registraron la mitad del total de nuevos registros del año pasado.

También es interesante ver el crecimiento del registro de sitios Web a lo largo de la última década que, de acuerdo con Netcraft, fue la siguiente: en abril de 1997 existía 1 millón de sitios, en febrero de 2000 pasaron a ser 10 millones y, en septiembre de ese mismo año, la cifra se duplicó, con lo cual el año 2000 registró el récord histórico. Posteriormente la cifra fue aumentando 10 millones en cada medición, registradas sucesivamente en julio de 2001, abril de 2003, mayo de 2004, marzo de 2005, agosto de 2005, abril de 2006 y agosto de 2006.

                                
Hablando de los blogs, en el momento de escribir esto, según la cuenta que lleva el sistema
BlogPulse, de Nielsen, hay un total de 73.865.049 blogs en el mundo. 105.717 nacieron en las últimas 24 horas. Y 689.868 "posts", o artículos, fueron publicados en el mismo período. En general, el número de blogs se multiplica por dos cada seis meses, y en la actualidad hay más de 60 millones. Lamentablemente, las estadísticas revelan la triste verdad: muy pocos autores de blogs leen otro aparte del suyo propio. Y sólo un puñado de blogs alcanza una masa respetable de lectores.

Otra fuente de crecimiento de información es el proyecto
Wikimedia, del cual la enciclopedia colaborativa online Wikipedia es el exponente más conocido. Según datos de este sitio, hay un total de 962.369 páginas en su base de datos. Esto incluye páginas de discusión, páginas acerca de Wikipedia, páginas mínimas, redirecciones, y otras que probablemente no puedan calificarse como artículos. Excluyéndolas, hay 337.171 páginas que probablemente son artículos legítimos. Ha habido un total de 15.837.789 ediciones a páginas desde que el software fue actualizado (en octubre de 2002). Esto resulta en un promedio de 16,46 ediciones por página. Por cierto, sólo 0,1% de los wikipedistas de Wikipedia en español pueden considerarse muy activos.

En general, contando solo usuarios registrados y excluyendo programas robots que a veces logran meterse, sólo un 10 por ciento de los usuarios hacen 80 por ciento de todas las ediciones de artículos en la Wikipedia. Además, un 5 por ciento de los usuarios hace el 66 por ciento de todas las ediciones. Y la mitad de todas las ediciones es realizada por solamente 2,5 por ciento de todos los usuarios. Lo cual viene a desmitificar la propaganda optimista que habla del "usuario al poder" en la Web 2.0. En la práctica, siguen siendo muchos más los consumidores que los productores de contenidos online.



Gráfica de crecimiento proyectado (es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Pron%C3%B3sticos_de_crecimiento).

A esta altura, algún lector estará repitiendo la frase borgiana "¿Quién se atreve a este ladrillo?". La respuesta es:
Google. No es la única forma de encontrar cosas en la Web, pero es la más popular. Se hacen más de 2700 millones de búsquedas en Google cada mes en todo el mundo. Y los últimos informes muestran que el gigante de las búsquedas es capaz de indexar 20.000 terabytes de información en tan sólo 24 horas. Este tremendo potencial es la principal causa, según el sitio TechCrunch, de la absoluta dominancia de Google en el mercado de las búsquedas. Por cierto, según ha calculado el blogger y tecnólogo Niall Kennedy, a Google debe costarle un millón de dólares diarios mantener y actualizar el hardware por indexación.

Para quienes no lo sepan, YouTube es una empresa perteneciente a Google, quien la adquirió en 1600 millones de dólares. Y, según el ranking de Alexa, los tres sitios más visitados de la Web son, en este orden, Yahoo!, YouTube y Google.

Próximamente, en Zeitgeist Data:
  • ¿Qué es de la vida de las brechas digitales?
  • ¿Media humanidad tiene celular?
  • Medios para todos los gustos
  • La censura en la Red
  • Privacidad, una causa perdida.
Internet es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas que utilizan la familia de protocolos TCP/IP, garantizando que las redes físicas heterogéneas que la componen funcionen como una red lógica única, de alcance mundial. Sus orígenes se remontan a 1969, cuando se estableció la primera conexión de computadoras, conocida como ARPANET, entre tres universidades en California y una en Utah, Estados Unidos.


Uno de los servicios que más éxito ha tenido en Internet ha sido la World Wide Web (WWW, o "la Web"), hasta tal punto que es habitual la confusión entre ambos términos. La WWW es un conjunto de protocolos que permite, de forma sencilla, la consulta remota de archivos de hipertexto. Ésta fue un desarrollo posterior (1990) y utiliza Internet como medio de transmisión.
Existen, por tanto, muchos otros servicios y protocolos en Internet, aparte de la Web: el envío de correo electrónico (SMTP), la transmisión de archivos (FTP y P2P), las conversaciones en línea (IRC), la mensajería instantánea y presencia, la transmisión de contenido y comunicación multimedia -telefonía (VoIP), televisión (IPTV)-, los boletines electrónicos (NNTP), el acceso remoto a otros dispositivos (SSH y Telnet) o los juegos en línea.
Sus orígenes del internet se remontan a la década de 1960, dentro de ARPA (hoy DARPA), como respuesta a la necesidad de esta organización de buscar mejores maneras de usar los computadores de ese entonces, pero enfrentados al problema de que los principales investigadores y laboratorios deseaban tener sus propios computadores, lo que no sólo era más costoso, sino que provocaba una duplicación de esfuerzos y recursos.

Así nace ARPANet (Advanced Research Projects Agency Network o Red de la Agencia para los Proyectos de Investigación Avanzada de los Estados Unidos), que nos legó el trazado de una red inicial de comunicaciones de alta velocidad a la cual fueron integrándose otras instituciones gubernamentales y redes académicas durante los años 70.

Investigadores, científicos, profesores y estudiantes se beneficiaron de la comunicación con otras instituciones y colegas en su rama, así como de la posibilidad de consultar la información disponible en otros centros académicos y de investigación. De igual manera, disfrutaron de la nueva habilidad para publicar y hacer disponible a otros la información generada en sus actividades.

En el mes de julio de 1961 Leonard Kleinrock publicó desde el MIT el primer documento sobre la teoría de conmutación de paquetes. Kleinrock convenció a Lawrence Roberts de la factibilidad teórica de las comunicaciones vía paquetes en lugar de circuitos, lo cual resultó ser un gran avance en el camino hacia el trabajo informático en red. El otro paso fundamental fue hacer dialogar a los ordenadores entre sí. Para explorar este terreno, en 1965, Roberts conectó una computadora TX2 en Massachusetts con un Q-32 en California a través de una línea telefónica conmutada de baja velocidad, creando así la primera (aunque reducida) red de computadoras de área amplia jamás construida.

Esquema lógico de la red "Arpanet".
  • 1969: La primera red interconectada nace el 21 de noviembre de 1969, cuando se crea el primer enlace entre las universidades de UCLA y Stanford por medio de la línea telefónica conmutada, y gracias a los trabajos y estudios anteriores de varios científicos y organizaciones desde 1959 (ver: Arpanet). El mito de que ARPANET, la primera red, se construyó simplemente para sobrevivir a ataques nucleares sigue siendo muy popular. Sin embargo, este no fue el único motivo. Si bien es cierto que ARPANET fue diseñada para sobrevivir a fallos en la red, la verdadera razón para ello era que los nodos de conmutación eran poco fiables, tal y como se atestigua en la siguiente cita:
A raíz de un estudio de RAND, se extendió el falso rumor de que ARPANET fue diseñada para resistir un ataque nuclear. Esto nunca fue cierto, solamente un estudio de RAND, no relacionado con ARPANET, consideraba la guerra nuclear en la transmisión segura de comunicaciones de voz. Sin embargo, trabajos posteriores enfatizaron la robustez y capacidad de supervivencia de grandes porciones de las redes subyacentes. (Internet Society, A Brief History of the Internet)
  • 1972: Se realizó la Primera demostración pública de ARPANET, una nueva red de comunicaciones financiada por la DARPA que funcionaba de forma distribuida sobre la red telefónica conmutada. El éxito de ésta nueva arquitectura sirvió para que, en 1973, la DARPA iniciara un programa de investigación sobre posibles técnicas para interconectar redes (orientadas al tráfico de paquetes) de distintas clases. Para este fin, desarrollaron nuevos protocolos de comunicaciones que permitiesen este intercambio de información de forma "transparente" para las computadoras conectadas. De la filosofía del proyecto surgió el nombre de "Internet", que se aplicó al sistema de redes interconectadas mediante los protocolos TCP e IP.
  • 1983: El 1 de enero, ARPANET cambió el protocolo NCP por TCP/IP. Ese mismo año, se creó el IAB con el fin de estandarizar el protocolo TCP/IP y de proporcionar recursos de investigación a Internet. Por otra parte, se centró la función de asignación de identificadores en la IANA que, más tarde, delegó parte de sus funciones en el Internet registry que, a su vez, proporciona servicios a los DNS.
  • 1986: La NSF comenzó el desarrollo de NSFNET que se convirtió en la principal Red en árbol de Internet, complementada después con las redes NSINET y ESNET, todas ellas en Estados Unidos. Paralelamente, otras redes troncales en Europa, tanto públicas como comerciales, junto con las americanas formaban el esqueleto básico ("backbone") de Internet.
  • 1989: Con la integración de los protocolos OSI en la arquitectura de Internet, se inició la tendencia actual de permitir no sólo la interconexión de redes de estructuras dispares, sino también la de facilitar el uso de distintos protocolos de comunicaciones.

En 1990 el CERN crea el código HTML y con él el primer cliente World Wide Web. En la imagen el código HTML con sintaxis coloreada.

En el CERN de Ginebra, un grupo de físicos encabezado por Tim Berners-Lee creó el lenguaje HTML, basado en el SGML. En 1990 el mismo equipo construyó el primer cliente Web, llamado WorldWideWeb (WWW), y el primer servidor web.A inicios de los 90, con la introducción de nuevas facilidades de interconexión y herramientas gráficas simples para el uso de la red, se inició el auge que actualmente le conocemos al Internet. Este crecimiento masivo trajo consigo el surgimiento de un nuevo perfil de usuarios, en su mayoría de personas comunes no ligadas a los sectores académicos, científicos y gubernamentales.

Esto ponía en cuestionamiento la subvención del gobierno estadounidense al sostenimiento y la administración de la red, así como la prohibición existente al uso comercial del Internet. Los hechos se sucedieron rápidamente y para 1993 ya se había levantado la prohibición al uso comercial del Internet y definido la transición hacia un modelo de administración no gubernamental que permitiese, a su vez, la integración de redes y proveedores de acceso privados.
  • 2006: El 3 de enero, Internet alcanzó los mil cien millones de usuarios. Se prevé que en diez años, la cantidad de navegantes de la Red aumentará a 2.000 millones.[6]
El resultado de todo esto es lo que experimentamos hoy en día: la transformación de lo que fue una enorme red de comunicaciones para uso gubernamental, planificada y construida con fondos estatales, que ha evolucionado en una miríada de redes privadas interconectadas entre sí. Actualmente la red experimenta cada día la integración de nuevas redes y usuarios, extendiendo su amplitud y dominio, al tiempo que surgen nuevos mercados, tecnologías, instituciones y empresas que aprovechan este nuevo medio, cuyo potencial apenas comenzamos a descubrir.

Internet y sociedad


Sitios de Internet por países.
Internet tiene un impacto profundo en el mundo laboral, el ocio y el conocimiento a nivel mundial. Gracias a la web, millones de personas tienen acceso fácil e inmediato a una cantidad extensa y diversa de información en línea. Un ejemplo de esto es el desarrollo y la distribución de colaboración del software de Free/Libre/Open-Source (SEDA) por ejemplo GNU, Linux, Mozilla y OpenOffice.org.Comparado a las enciclopedias y a las bibliotecas tradicionales, la web ha permitido una descentralización repentina y extrema de la información y de los datos. Algunas compañías e individuos han adoptado el uso de los weblogs, que se utilizan en gran parte como diarios actualizables. Algunas organizaciones comerciales animan a su personal para incorporar sus áreas de especialización en sus sitios, con la esperanza de que impresionen a los visitantes con conocimiento experto e información libre.

Internet ha llegado a gran parte de los hogares y de las empresas de los países ricos. En este aspecto se ha abierto una brecha digital con los países pobres, en los cuales la penetración de Internet y las nuevas tecnologías es muy limitada para las personas.No obstante, en el transcurso del tiempo se ha venido extendiendo el acceso a Internet en casi todas las regiones del mundo, de modo que es relativamente sencillo encontrar por lo menos 2 computadoras conectadas en regiones remotas.

Desde una perspectiva cultural del conocimiento, Internet ha sido una ventaja y una responsabilidad. Para la gente que está interesada en otras culturas, la red de redes proporciona una cantidad significativa de información y de una interactividad que sería inasequible de otra manera.


Internet entró como una herramienta de globalización, poniendo fin al aislamiento de culturas. Debido a su rápida masificación e incorporación en la vida del ser humano, el espacio virtual es actualizado constantemente de información, fidedigna o irrelevante.
                                            

Ocio

Muchos utilizan la Internet para descargar música, películas y otros trabajos. Hay fuentes que cobran por su uso y otras gratuitas, usando los servidores centralizados y distribuidos, las tecnologías de P2P. Otros utilizan la red para tener acceso a las noticias y el estado del tiempo.
La mensajería instantánea o chat y el correo electrónico son algunos de los servicios de uso más extendido. En muchas ocasiones los proveedores de dichos servicios brindan a sus afiliados servicios adicionales como la creación de espacios y perfiles públicos en donde los internautas tienen la posibilidad de colocar en la red fotografías y comentarios personales. Se especula actualmente si tales sistemas de comunicación fomentan o restringen el contacto de persona a persona entre los seres humanos.


En tiempos más recientes han cobrado auge portales como YouTube o Facebook, en donde los usuarios pueden tener acceso a una gran variedad de videos sobre prácticamente cualquier tema.
La pornografía representa buena parte del tráfico en Internet, siendo a menudo un aspecto controvertido de la red por las implicaciones morales que le acompañan. Proporciona a menudo una fuente significativa del rédito de publicidad para otros sitios. Muchos gobiernos han procurado sin éxito poner restricciones en el uso de ambas industrias en Internet.El sistema multijugador constituye también buena parte del ocio en Internet.

Internet y su evolución

Inicialmente el Internet tenía un objetivo claro. Se navegaba en Internet para algo muy concreto: búsquedas de información, generalmente. Ahora quizás también, pero sin duda alguna hoy es más probable perderse en la red, debido al inmenso abanico de posibilidades que brinda. Hoy en día, la sensación que produce Internet es un ruido, una serie de interferencias, una explosión de ideas distintas, de personas diferentes, de pensamientos distintos de tantas posibilidades que, en ocasiones, puede resultar excesivo. El crecimiento o más bien la incorporación de tantas personas a la red hace que las calles de lo que en principio era una pequeña ciudad llamada Internet se conviertan en todo un planeta extremadamente conectado entre sí entre todos sus miembros. 
                               

El hecho de que Internet haya aumentado tanto implica una mayor cantidad de relaciones virtuales entre personas. es posible concluir que cuando una persona tenga una necesidad de conocimiento no escrito en libros, puede recurrir a una fuente más acorde a su necesidad. Como ahora esta fuente es posible en Internet Como toda gran revolución, Internet augura una nueva era de diferentes métodos de resolución de problemas creados a partir de soluciones anteriores. Algunos sienten que Internet produce la sensación que todos han sentido sin duda alguna vez; produce la esperanza que es necesaria cuando se quiere conseguir algo. 

Es un despertar de intenciones que jamás antes la tecnología había logrado en la población mundial. Para algunos usuarios Internet genera una sensación de cercanía, empatía, comprensión y, a la vez, de confusión, discusión, lucha y conflictos que los mismos usuarios consideran la vida misma.

Preponderancia como fuente de información

En 2009, un estudio realizado en Estados Unidos indicó que un 56% de los 3.030 adultos estadounidenses entrevistados en una encuesta online manifestó que si tuviera que escoger una sola fuente de información, elegiría Internet, mientras que un 21% preferiría la televisión y tanto los periódicos como la radio sería la opción de un 10% de los encuestados. Dicho estudio posiciona a los medios digitales en una posición privilegiada en cuanto a la búsqueda de información y refleja un aumento de la credibilidad en dichos medios.

Trabajo

Con la aparición de Internet y de las conexiones de alta velocidad disponibles al público, Internet ha alterado de manera significativa la manera de trabajar de algunas personas al poder hacerlo desde sus respectivos hogares. Internet ha permitido a estas personas mayor flexibilidad en términos de horarios y de localización, contrariamente a la jornada laboral tradicional, que suele ocupar la mañana y parte de la tarde, en la cual los empleados se desplazan al lugar de trabajo.
Un experto contable asentado en un país puede revisar los libros de una compañía en otro país, en un servidor situado en un tercer país que sea mantenido remotamente por los especialistas en un cuarto.

Internet y sobre todo los blogs han dado a los trabajadores un foro en el cual expresar sus opiniones sobre sus empleos, jefes y compañeros, creando una cantidad masiva de información y de datos sobre el trabajo que está siendo recogido actualmente por el colegio de abogados de Harvard.
Internet ha impulsado el fenómeno de la Globalización y junto con la llamada desmaterialización de la economía ha dado lugar al nacimiento de una Nueva Economía caracterizada por la utilización de la red en todos los procesos de incremento de valor de la empresa.
 





Manejo y edicion de documentos

MANEJO DE DOCUMENTOS

El Sistema de Administración de Documentos es una solución flexible que hace la colaboración más eficiente y simplifica las necesidades de archivos complejos

Usted probablemente  ha escuchado "oficina sin papel"´idea que has sido posible gracias a la adopción masiva de las computadoras en los negocios de todos los tamaños en todas las industrias. Aunque no muchas  empresas pueden decir orgullosamente que no manejan "papel", las computadoras han reducido significativamente el uso del papel bajando sus costos y aminorando el impacto en los recursos naturales. 


Con el crecimiento del almacenamiento de documentos viene con un nuevo reto, ¿que pasa si se necesita compartir los archivos almacenados en una computadora con un equipo de trabajo completo en donde cada uno de los integrantes tiene su propia computadora, ? o ¿quizás con diferentes departamentos u oficinas remotas? El utilizar el correo electrónico no siempre es práctico en especial cuando se manejan archivos muy grandes, y otros métodos como FTP (Protocolo de transferencia de archivos) puede ser muy complicado y con poca capacidad de administración.

La solución es el Sistema de Administración de Documentos.

El sistema de administración de documentos (Document  Management) actua como un centro de colaboración que almacena sus archivos, le permite llevar un seguimiento de sus revisiones, autores y más. Gracias a que es un sistema basado en web sus empleados ó equipo de trabajo pueden accesarlo desde cualquier lugar qe tenga conexión a internet. El acceso al sistema y a los archivos pueden ser controlados por usuarios y claves individuales. 


Esto permite al sistema de administración de documentos ser utilizado por diferenets equipos o departamentos , permitiendoles accesar unicamente a los que se les tiene autorizdo hacerlo. es una solución flexible que permite colaboración mas eficiente y simplifica necesidades complejas de cubrir.


Document Management System (DMS) 2.0


Front End                          
                        



Download for Offline Viewing


Back End              
                           
 


A continuación tenemos algunas de las principales caracteríticas del sistema de Administración de Documentos: 
  • Comparte toda clase de archivos basados en web
  • Completamente modificable para cubrir con sus necesesidades   Click here for a demo!
  • Permite darle  seguimiento a revisiones, autor, clasificacióna y comentarios
  • Lod usuarios unicamente pueden accesar los archivos que tienen asignados
  • Capacidad de reporte  de seguridad y monitor de rendimiento.

Introducción

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índoles.
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.
En el siguiente trabajo analizaremos algunos de esos documentos y sus características…
                                             

Documentos de uso común en la vida civil y mercantil

Las diversas actividades que el hombre realiza en el quehacer cotidiano, tanto en sus diligencias personales, sociales, laborales, como profesionales, bien sea en el campo civil, comercial, etc., requieren y originan una gran variedad de documentos que dan prueba de sus acciones efectuadas.
Estos documentos abarcan una serie bastante grande en cuanto a su origen, propósito y carácter legal.
Un documento es una relación o prueba escrita que ilustra acerca de algún hecho. A los efectos jurídicos, sirven para dejar constancia de declaraciones de voluntad y medios de prueba de las mismas, y, en ciertos casos, como requisito esencial exigido por la solemnidad de algún acto.
Los documentos se dividen en públicos y privados.
Públicos: son los autorizados por el notario o funcionario público competente, acreditando los hechos, las manifestaciones de voluntad a que se refieren y sus fechas.
Los más comunes:
  • Del registro de estado civil: partida de nacimiento, partida de matrimonio, partida de defunción.
  • De identificación personal: cedula de identidad, licencia de conducir, pasaporte, etc.
  • De acreditación: títulos académicos, certificados de estudios, diplomas, etc.
  • De propiedad personal: titulo de propiedad de la vivienda, titulo de propiedad del vehiculo, etc.
Privados: los realizados únicamente con intervención de las partes interesadas, o con testigos, pero sin mediar ni notario ni funcionario competente.
Los más comunes:
  • De gestión y diligencias personales: constancias: de trabajo, de estudio, de asistencia a citas medicas; autorizaciones.
  • De origen mercantil:
  • Negociables: cheques, letras de cambio, pagare.
  • No negociables: orden de compra, cotización, factura, vale, recibo, documentos bancarios.


Documentos privados: de gestión y diligencias personales

Las constancias se entienden como un documento escrito mediante el cual se deja asentado, de manera expresa y fehaciente, la opción y efecto de un hecho.
Partes de una constancia:
  • Membrete: generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la parte más alta del documento, usualmente en el ángulo superior izquierdo.
  • Titulo del documento: se refiere expresamente a la palabra constancia, la cual se escribirá en letra mayúsculas y debidamente centrada a unos 5 espacios del membrete.
  • Texto: es el escrito de datos importantes, que narran la acción o efecto de un hecho realizado por la persona ejecutora.
  • Lugar y fecha: en esta parte se escribe nombre de la localidad donde se expide la constancia y a continuación la fecha escrita en letras.
  • La firma: comprende el nombre con apellido y cargo que ocupa la persona que suscribe el documento.
  • El sello: impresión que se estampa en el documento para darle autenticidad y carácter institucional.
Las autorizaciones son documentos escritos mediante el cual una persona otorga a otros derechos, permisos o facultades para que realice acciones precisas a nombre del otorgante.
Partes de una autorización:
  • Titulo del documento: se refiere a la palabra autorización, la cual se escribirá en letras mayúsculas y debidamente centradas a unos 12 espacios del borde superior de la hoja de papel.
  • Texto: es el escrito que narra la naturaleza y alcance del derecho, permiso o facultad que el otorgante confiere a una segunda persona, para que esta actúe en nombre de la primera.
  • Lugar y fecha: se escribe el nombre de la localidad donde se expide la autorización y a continuación la fecha en letras.
  • La firma: comprende el nombre y apellido de la persona que suscribe la autorización.
                                                                    

Documentos privados: de origen mercantil

Los documentos privados de origen mercantil son aquellos escritos que ilustran acerca de algún hecho o acción de carácter comercial. Estos documentos se clasifican en negociables y no negociables.
  • 1. Negociables: son aquellos títulos o pruebas escritas que sirven para confirmar un derecho de crédito, esos documentos mercantilistas sustituyen el dinero en efectivo; por lo tanto, son negociables; entre ellos se encuentran los cheques, las letras de cambios, los pagares.
  • Letras de cambio: es un documento o titulo de crédito, a la orden y con formalidad legal, que lleva en si la obligación incondicional de una persona, para pagar o hacer pagar una suma de dinero en la fecha y lugar conveniente.
  • Cheque: es una orden de pago escrita y redactada en formulario especial, por medio de la cual el dueño de una cuenta corriente bancaria exija al banco la entrega de una suma de dinero a favor de si mismo o de un tercero, y con cargo a dicha cuenta corriente.
  • Tipos de cheques: nominativo, a la orden y al contador.
  • Pagare: es otro documento de crédito que contiene la promesa incondicional que una persona llamada "suscriptor", hace a otra denominada "tenedor", de pagar a su orden una suma de dinero acordada, en lugar y fecha determinados.
Diferencia pagare con la letra de cambio y cheque
  • a) El pagare es una promesa de pago, mientras que la letra de cambio y el cheque son ordenes de pago.
  • b) En el pagare intervienen 2 personas; en la letra de cambio y cheque intervienen ordinariamente 3 personas (librado, librador y beneficiario).
  • c) el pagare no puede extenderse al contador, mientras que el cheque si, pero esta practica no se recomienda por razones de seguridad.
  • 2. No negociables: Son aquellos dados para dar fe o constancia de haberse realizado una operación comercial.
                                        
  • Orden de pago: es un formulario preparado por el agente responsable del almacén, quien solicita ante el departamento de compras la adquisición de determinados artículos.
  • Cotización: es la lista de determinados productos o servicios que ofrecen los proveedores a sus clientes o futuros compradores.
  • Factura: es un formulario, para relacionar una cuenta detallada, que el vendedor entrega al comprador, con la especificación de las mercancías negociadas o servicios prestados. La factura puede ser sustituida por comprobantes de maquinas registradas emitidas por vendedores o sujetos no contribuyentes al impuesto si el contribuyente posee maquinas autorizadas por el SENIAT con Memoria Fiscal.
  • El vale: es un documento de uso interno en una oficina o empresa, es una constancia escrita que representa un valor convertible en dinero. El vale se emite cuando por ejemplo se entrega a un empleado una cantidad de dinero determinada, ya sea para comprar algún material o articulo que no haya en existencia, o desea que se le proporcione un adelanto sobre su sueldo.
  • Recibo: es un documento mediante el cual el acreedor reconoce expresamente haber recibo del deudor dinero u otra cosa, a efecto del pago o cumplimiento de la obligación.
  • Documentos bancarios:
  • Planilla de deposito en cuenta corriente: es un formulario empleado para describir la composición de un deposito de dinero hecho a favor de una determinada cuenta corriente de un banco.
  • Planilla de deposito en cuenta de ahorro: es un formulario empleado para describir la composición de un deposito de dinero hecho a favor de una determinada cuenta de ahorro, en un banco o entidad de ahorro y préstamo.
  • Planilla de retito de cuenta de ahorro: es un formulario empleado por el cuenta ahorrista para solicitar al banco o entidad de ahorro y préstamo el retiro de una determinada cantidad de dinero, la cual será cargada a su cuenta.
  • Recibo de pago: es un formulario empleado por el tarjetahabiente para cancelar en el banco la cuota mensual de sus consumos con la tarjeta de crédito.
  • Estado de cuenta bancario: es una relación que los bancos envían a cada uno de sus clientes cuentacorrentistas al final de cada mes, en el cual se dan detalles de todos los abonos y cargos efectuados a la respectiva cuenta durante el mes, con indicación de los saldos inicial y final, y después de cada operación.


Conclusión

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.
Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.
Los documentos mercantiles son documentos de crédito de mucha importancia para realizar las transacciones legales en cualquier país. Esas transacciones suelen tener su base legal en el Código de Comercio Vigente, en donde se estipula todo lo referente a las mismas.
Tanto la letra de cambio, como el pagaré y el cheque son documentos de crédito son mucha importancia ya que los mismos conforman una garantía de recuperación del valor de la prestación de un servicio o de la venta de algún bien, ya sea mueble o inmueble; puesto que mediante su emisión, el tomador puede recurrir a fuentes legales establecidas para hacer efectivo su pago.